Puslespill som illustrerer SharePoint Intranett
I denne artikkelen deler vi våre aller beste tips for å bygge et vellykket SharePoint intranett. Ideen med et intranett er å fremme god kommunikasjon og samarbeid innenfor organisasjoner. Et intranett benyttes gjerne til å distribuere nyheter, dele kunnskap, kommunisere i og mellom avdelinger, samt å lagre dokumenter. Dette er nyttige funksjoner for enhver organisasjon, men det er ofte en utfordring å engasjere de ansatte i å bidra til å bruke intranettet.

Det finnes en risiko for at intranettet kan ende opp som en fiasko allerede før det får sjansen til å komme i gang.

De vanligste problemene som bidrar til manglende brukeradopsjon er:
  • Alle er opptatt med daglige oppgaver og har ikke tid til å lære seg et nytt verktøy
  • Brukerne føler ikke eierskap til systemet, de ser det ikke som “sitt intranett” - eller ser det som et verktøy bare for toppledelsen eller IT-avdelingen
  • Brukerne liker ikke endring og har en tendens til å være negative i forhold til nye systemer. Et vanlig utsagn er “Det gamle systemet fungerte helt fint for meg, hvorfor skal jeg begynne med det nye.”
  • Brukerne vet ikke hvordan de skal bruke den nye funksjonaliteten, eller blir forvirret av endringer i grafisk design eller navigering

Intranett og SharePoint

SharePoint er en av de mest populære plattformene for intranett, og det med god grunn. SharePoint intranett tilbyr et omfattende og stadig voksende utvalg av funksjoner for å tilfredsstille et stort spekter av behovene til en virksomhet:

  • Tett integrasjon med Microsoft Office: eksportere oppgaver til Outlook, redigere dokumenter i Word, lagre dokumenter direkte til Sharepoint, se folks tilgjengelighet på Skype for Business (dvs. tilstedeværelse) og raskt starte samtaler.
  • Content management: SharePoint har en rik teksteditor, et godt utvalg av innebygde sidemaler og mulighet til å tilpasse maler. Man kan automatisere publisering av innhold og gjenbruke ofte repeterende innholdselementer.
  • Det nye moderne brukergrensesnittet, tidligere kalt “Metro” og først sett i Windows 8, er nøkkelen til brukervennligheten av SharePoint 2013. Det er rent og er mye enklere å navigere i enn tidligere SharePoint versjoner.

Uten å få brukere ombord, har likevel ikke disse funksjonene noen fordel. SharePoint teknologiplattform er flott, men på egenhånd kan det ikke garantere et godt nivå av brukeradopsjon og aksept.

Kontakt oss!

Snakk uforpliktende med en av våre erfarne konsulenter, så ser vi sammen på mulighetene som finnes.

Strategier for brukeradopsjon

Hvordan involvere og engasjere brukerne i det nye SharePoint intranettet?
Brikker viser brukeradopsjon og samarbeid

Nøkkelen til engasjement og brukeradopsjon er å åpne opp intranettprosjektet til et bredt publikum av reelle brukere så snart som mulig. Forvent ikke å bygge noe på bakrommet, rådføre seg kun med toppledelsen eller IT-avdelingen, og deretter få brukere til å strømme til hjemmesiden på lanseringsdagen. Adopsjon krever planlegging, en strategi, og en rekke aktiviteter for å engasjere sluttbrukere tidlig.

Her er noen tips til god brukeradopsjon som vi har sett lykkes:
  • Hold brukere i selskapet oppdatert om nye intranettet fra dag én av prosjektet. Lytt til brukernes tilbakemelding underveis. Ikke alle tilbakemeldinger trenger å påvirke hva som blir bygget, men det er viktig å opprettholde en åpen dialog med brukerne.
  • Hold demo økter eller presentasjoner/workshops jevnlig med brukere av hele selskapet.
  • Inkluder sentrale brukerrepresentanter inn i prosjektgruppen, og gi dem en stemme i alle relevante diskusjoner.
  • Tilby opplæring og workshops. Bruk en “Train the trainer” tilnærming for å spre budskapet i hele organisasjonen. Involvering av de mest nysgjerrige brukere vil hjelpe å overvinne innledende motvilje mot å bruke det nye systemet.
  • Implementer intranett i faser. Begynn med første fase som leverer grunnleggende funksjonalitet, og deretter utvid funksjoner ved å bygge på det solide grunnlaget. Noen krav bare dukker opp når folk faktisk bruker et produkt, så en gradvis tilnærming er en god måte å håndtere det uventede.
  • Hold intranettet oppdatert. Hvis besøkende ser den samme gamle informasjonen på hjemmesiden, utdaterte manualer eller mangelfullt innhold, vil det trekke ned interessen svært raskt. Sørg for at prosjektet vurderer hvilke ressurser som trengs for å opprettholde systemet på lang sikt. Engasjement og adopsjon er en pågående prosess.
  • Fokuser på brukeropplevelse. Når brukerne ser at teknologien hjelper dem å utføre forretningsoppgaver, vil de komme raskere i gang. Enten det er å få tilgang til dokumenter, kommunisere med kolleger via Lync, eller dele informasjon og kunnskap på Yammer. Jo mindre brukerne trenger å endre sine eksisterende arbeidsmønstre, jo større er sjansen for suksess.

Slik jobber vi med intranett:

  • Innledende workshop – se på dagens løsning, identifisere behov, vise en liten demo av SharePoint, og legge opp en fremdriftsplan
  • Ta den laveste frukten først – prioritere funksjonalitet som det tar kort tid å implementere og som brukere kan benytte seg av tidlig i prosessen
  • Bruke mest mulig innebygd funksjonalitet, noe som gjør vedlikehold og oppgradering lettere
  • Tett kommunikasjon med kunden underveis, hyppige kontroller om det vi lager lever opp til forventningene
  • Vi er et lite selskap, noe som gjør administrasjonskostnader mindre
  • Kort ventetid på support

Ta kontakt for en uforpliktende prat!

Snakk med en av våre dyktige konsulter, så ser vi sammen på mulighetene som finnes og veien videre.

 Adaptive leverte et veldig bra resultat i intranett-prosjektet og andre SharePoint prosjekter vi har hatt, vi forventer at de også i fortsettelsen vil være en god partner for oss på dette området.

-Marine Harvest

TRENGER DU HJELP MED Å KOMME I GANG?

Ta en prat eller digital kaffe med oss!